個人データ保護に関するお知らせ

2024年1月発効

本個人データ保護に関するお知らせは、Cook Medical Holdings LLCおよびその子会社と関連会社（世界中の子会社と関連会社を含む）（以下、総称して「クック」）が提供するものです。この通知は、当社が個人データをどのように収集、処理、保護、共有、保管するか、および個人データに関する権利について、皆様にお知らせすることを意図しています。「個人データ」とは、直接的または間接的に特定の個人を識別することができるあらゆるデータを意味します。

医療機器の世界的リーダーとして、クックは、皆様との営業・マーケティング活動に関連して、クックのウェブサイトやその他の交流の中で、特定の種類の個人データを収集します。一般的に、この個人データは皆様から直接収集されますが、状況によっては、患者さんやその他の第三者（有害事象の報告の一部としてなど）から直接収集したり、一般に公開されている情報源や業界のデータベース（例：病院のウェブサイト、雑誌、業界誌など）から情報を収集したりすることもあります。顧客の連絡先を含む、一般に入手可能な情報源および業界データベース（病院のウェブサイト、雑誌、業界出版物、一般に入手可能なソーシャルメディアへの投稿など）からも入手します（例えば、当社が保有する情報が正確かつ最新のものであることを確認する努力の一環として、および/または当社が企画する特定のイベントに関連して主題専門家を特定するために、および/または当社の合法的ブランドマネジメント活動の一環として）。相互作用に応じて、また適用法および業務上の義務に従って、当社が収集する情報（常に個人データを構成するとは限りません）には、以下のものが含まれますが、これに限定されるものではありません。

• 業務上の連絡先 (該当する場合): 顧客名、当社とやり取りする医療従事者名、職種/専門分野、経験年数、勤務先住所、請求書送付先（異なる場合）、電話番号、ファックス番号、電子メールアドレス、顧客の社内識別番号、税務識別番号（必要な場合）、機関の担当者名、時間外/緊急連絡先（緊急患者さんのニーズなど）、連絡方法に関するご希望。
• 契約の履行および/または取引関係に関するデータ（該当する場合、該当しない場合): 医療機関とそのビジネスに関する情報、ビジネス関係の開始時期、興味のあるデバイス/製品、購入履歴、購入頻度と総購入額、接点があった履歴（営業電話、問い合わせなど）、ウェブサイトやその他のプログラムの登録とキャンセル、皆様と面会したクックの社員、通信とサービスのやり取り、満足度調査参加、顧客フィードバック要求、製品評価を通じて収集した情報、顧客の皆様/組織から要求されたマーケティングの好み、顧客の皆様/組織からのニーズに最適な好みに関するフィードバック（例:顧客の皆様/組織からのニーズに合わせた希望に関するフィードバック（例：デバイスを毎月1日に発送してほしい、新製品について連絡を受けたい、など）。
• クックイベント用データ: 皆様が当社のイベントのプレゼンターである場合、当社は、皆様が適切なスピーカーであるかどうかを判断するために、履歴書およびその他の資格情報、写真、およびプレゼンターとしての皆様のパフォーマンスを評価した、イベント参加者から提供された情報を収集する場合があります。また、当社は、一定の場合に、皆様の同意を得て、皆様の声や肖像を録音し、保存することがあります。皆様が当社のイベントの参加者である場合、当社は、イベントおよび皆様のイベントへの参加を登録および促進するために、皆様からデータを収集することがあります。これには、費用の払い戻しやイベント後のフィードバックの収集などのフォローアップ措置を管理するために必要な場合も含まれます。また、現地の法律を遵守するために、ライブイベントに参加する個人の個人データを、コンタクトトレースの目的で収集することがあります。
• 皆様のご注文やお支払いに関するデータ (該当する場合): 特定の注文の配送(住所、デバイスの性質によっては、デバイスの計画、製造、および配送に必要な画像およびサイズ情報など、治療する医療従事者/指示によって決定される限られた患者情報を含む)、配送条件、請求および支払条件、割引、アカウントステータス、返品、信用度審査、(購入に関する信用供与の)承認、入出金のための銀行詳細および再編成したクレジットカードの数字。
• 患者さんの安全に関連する目的で収集されたデータ (医療機器およびその構成部品の適切な使用方法（サイズ、配置など）に関する情報およびトレーニング、あらゆる有害体験の収集、フォローアップおよび報告、良好な患者体験に関するフィードバック、クックがその機器またはその使用に関する情報をさらに改善する方法に関する勧告または洞察、クックの製品に関する新しいラベルまたはその他の安全関連の更新情報（該当する場合のみ）。
• 法令遵守の目的で収集されたデータ (該当する場合): 輸出入情報、債権回収または信用調査およびその他の必要な経歴調査、税務および規制上の義務、規制当局の検査、照会または監査に必要な情報、特定の国の法律に基づく医療従事者への支払いの報告（サンシャイン法の法律を含む-下記参照）およびその他の法的性質のある情報。また、特定の顧客（米国外の顧客など）については、適用される法律に従って、クックは、関税および貿易法、ならびに反テロリズムの要件に準拠するために情報を収集することがあります。
• 規制当局の開示に関するデータ (該当する場合)：医療従事者との契約（物品またはサービスの購入に関するものを除く）に関する情報（例えば、クックに対するスポンサーシップ、教育、またはコンサルタント業務に関するものを含む）、およびクックによる、またはクックの代理としての、昼食や有形物などその他の金銭価値のある物品の提供に関する情報。特定の国の法律では、これらの情報は国の当局に提供されなければならず、受取人の名前やその周辺の詳細など、一部は一般に公開されています。

皆様が組織で、上記の情報がその社員、労働者、または契約者に関する個人データに該当する場合、皆様はこの通知にご注意いただく必要があります。

クックは、収集する個人データを、意図された目的に対して適切かつ妥当なものに限定しています。また、当社は、皆様から収集した個人データが、収集目的に従って正確かつ完全であり、必要に応じて最新であることを保証するための合理的な措置を講じています。この取り組みの一環として、当社は、皆様に対して、当社に保存されている個人データを常に最新の状態に保つよう促すとともに、情報が変更された場合、または当社が収集した情報が不正確であると思われる場合には、当社にお知らせいただき、訂正することにより、引き続き最適なサービスを提供することができるようにします。

皆様の個人データの収集に関するカリフォルニア居住者向けの追加情報については、当社の「皆様のための米国カリフォルニア州プライバシーステートメント」をご参照ください。

クックは、皆様から収集した個人データを、収集した目的および法律で認められている互換性のある目的にのみ使用します。私たちは、以下のように皆様の個人データを使用します。:

• 皆様が求める情報および製品を提供し、皆様の依頼に応じるため。
• 製品リコールを含む安全性および製品品質に関する懸念事項の追跡および対応のため。
• セキュリティ、信用、または詐欺防止のため。
• 皆様が関心を持たれると思われる特別な提供品やその他の情報を連絡するため（皆様が当社に表明されたプライバシー設定に従います）。
• アンケート調査への参加やフィードバックの提供をお願いするため（皆様が表明されたプライバシーに関する設定に従います）。
• 座談会などの教育イベントへの参加を呼びかけるため。
• 当社が提供する助成金および/またはスポンサーシップを管理するため。
• 皆様のニーズや関心をより良く理解するため。
• 当社の製品やサービスを改善するため。
• 患者さんを保護し、安全性を向上させるため。
• 顧客サービスを提供するため。
• 顧客の皆様との関係を管理するため。
• マーケティングおよびプロモーション活動を改善するため。
• 当社の法律および規制上の義務を遵守するため。
• 社内の経営管理（例えば、請求書の支払い、請求、照合、その他の財務または会計機能、記録の維持に関連するもの）；および
• 適用されるプライバシー通知、クリックスルー契約、または皆様と当社間のその他の契約において特定されるその他の目的。

適用されるデータ保護法の下で関連する場合、上記の個人データを処理する当社の理由は以下の通りです。:

• 当社が皆様と締結しようとしている、または締結した契約を履行する必要がある場合、または
• 当社が法的または規制上の義務を遵守する必要がある場合、または
• 当社の正当な利益（すなわち、当社が皆様の情報を使用するビジネス上または商業上の理由があること）のために必要であり、皆様の利益および皆様の基本的権利がこれらの利益に優先しない場合。当社の正当な利益には、当社が法律上および契約上の義務を果たすための効率的な方法、当社に適用される法律または規制の遵守、皆様とのコミュニケーション、当社の顧客サポート、皆様との関係の管理、優れた顧客サービスの提供、安全の向上と患者の保護が含まれます。当社のマーケティング活動の改善、当社製品またはサービスの不正使用または誤用の防止、当社のITシステム、アーキテクチャ、およびネットワークのセキュリティの確保、当社の事業またはその資産の一部の売却、または第三者による当社の事業または資産の全部または一部の買収の実現、ならびに当社の企業責任および社会責任の目標の達成。または
• 強制的な同意が提供された場合。当社が皆様の同意に依存する場合、皆様はいつでもその同意を撤回することができます。

当社が法律または皆様との契約に基づいて個人データを収集する必要がある場合に、皆様が要求されたときにその情報を提供しなかった場合、当社が皆様と結んでいる、または結ぼうとしている契約を履行できない可能性があります。クックは、状況によっては、皆様の個人データを匿名化し、皆様との関連付けができないようにすることがありますが、その場合、皆様に別途通知することなく、当該情報を使用および開示することがあります。

もし当社が皆様の個人データを、収集した目的とは無関係の目的で使用する必要があり、さらなる処理がその当初の目的と矛盾する場合、当社は皆様に通知し、法律で要求される場合には、当社がそうすることを可能にする法的根拠を説明します。クックは、法律で義務付けられている場合または許可されている場合、皆様の認識または同意なしに個人データを処理することがあります。

皆様の個人データの収集に関する米国カリフォルニア州居住者向けの追加情報については、当社の「皆様のための米国カリフォルニア州プライバシーステートメント」を参照してください。

クックは、皆様から収集した個人データへのアクセスを、当社の専門的な活動の遂行に関連して、知る必要がある場合に限定しています。当社の組織内では、従業員は、適切な守秘義務に従って、それぞれの職務上の責任においてのみアクセスすることが許されています。個人データの開示先は以下に限定されています:

• クックグループ内の他の会社
• マーケティングおよびプロモーションサービス、注文処理サービス、顧客関係管理（CRM）システム、顧客の皆様の個人データが処理されるサービス、および/または法律、税務、コンサルティングアドバイスなどのサービスを提供する第三者ベンダーおよびアドバイザー。
• 当社の事業の所有権が移転した場合など、事業取引に関する第三者。
• 規制や法的な問題に関連して、または安全やセキュリティのために必要な場合など、法律で許可または要求された第三者（例えば、規制当局、政府機関、裁判所、法執行機関など）。

当社は、皆様の個人データを販売することはありません。この情報を開示する場合、当社は、状況に応じて関連する情報への移転を制限し、移転に関するすべての法的要件を遵守しています。可能な限り、当社は受領者に対し、この通知および適用される法律と同等のレベルの個人データの保護を維持するよう要求します。

皆様の個人データの収集に関する米国カリフォルニア州居住者向けの追加情報については、当社の「皆様のための米国カリフォルニア州プライバシーステートメント」を参照してください。

クックはグローバル企業として、データを安全な集中システムに保存し、世界各地に拠点を置くサービスプロバイダを利用しています。したがって、個人データは、米国および/または皆様の居住国以外の国に所在する、権限を与えられた限定された者に保存され、またはアクセスされる場合があります。クックは、適用されるデータ保護法に従い、個人データの適切な保護水準を確保するための適切な措置を講じており、データが処理または保存される場所に関係なく、これらの措置を適用しています。

当社が個人データを欧州経済領域（EEA）または英国から移転する場合、当社は以下のセーフガードのいずれかを実施することにより、適切なレベルの保護を確保します。:

• 欧州委員会および/または英国の監督機関によって適切なレベルのデータ保護を提供するとみなされた国または地域にのみ個人データを転送すること、または
• 欧州委員会および/または英国監督当局によって承認された、欧州における個人データと同等の保護を与える特定のデータ転送契約、すなわち標準契約条項を使用すること、または
• 当社が個人データを他の地域に転送する場合、クックは国境を越えた転送に適用される規制要件に従います。

さらに、プライバシーシールドフレームワークは、最近EUの欧州司法裁判所Schrems II事件判決で無効となりましたが、クックは米国商務省の助言に従い、プライバシーへの継続的な取り組みを示す方法として、プライバシーシールド認証を維持し続けています。

クックは、収集した個人データへの不正または違法な開示またはアクセス、あるいは偶発的または違法な損失、破壊、改ざんまたは損傷を防止するために、適切な技術的、物理的、および管理的セキュリティ対策を導入しています。これらの措置は、処理に内在するリスクおよび保護されるべきデータの性質に応じた適切なレベルのセキュリティを確保することを目的としており、適用される法律および規制と整合性のある方法で適用されます。クックは、これらの対策を継続的に評価し、新たなセキュリティ脅威が判明した場合のリスクを最小化するのに役立てます。

居住地によっては、ユーザーは、個人データの修正（訂正）、アクセス、転送（データポータビリティ）、消去（削除）を要求する権利、または個人データの処理もしくは共有を拒否または制限する権利を有する場合があります。

データ対象者は、個人データに関する質問、適用される権利の行使、または当社による個人データの使用に対する異議申し立てについて、以下に示す各地域のクックに問い合わせることができます。プライバシー保護のため、当社は、個人データのコピーを取得するために、個人の身元を確認し、フォームに署名することを要求しています。データ対象者は、自分の個人データにアクセスする（またはその他の権利を行使する）ために手数料を支払う必要はありません。ただし、アクセスの要求が明らかに根拠がない、または過剰である場合、当社は妥当な手数料を請求することができます。また、そのような状況において、当社は要求の遵守を拒否することができます。

また、個人はデータ保護の問題について、いつでも関連する監督官庁に苦情を申し立てる権利を有します。しかし、クックは、皆様が関連機関に訴える前に、皆様の懸念に対処する機会をいただければと思いますので、まずは弊社にご連絡ください。

皆様の個人データの収集に関する米国カリフォルニア州居住者向けの追加情報については、当社の「皆様のための米国カリフォルニア州プライバシーステートメント」を参照してください。

マーケティングコミュニケーションズに関連して、当社は、皆様の個人データを収集する際に、所在地に応じて「オプトイン」または「オプトアウト」メカニズムを提供します。「オプトイン」メカニズムは、皆様が、当社がそのような追加的な通信を送信することを希望するか、または反対しないことを積極的に示す機会を提供し、皆様が「オプトイン」しない限り、当社は皆様に通信を送信することはありません。「オプトアウト」メカニズム（例えば、「配信停止」）は、当社がそのような追加的な通信を送信することを望まないことを示す機会を皆様に提供し、皆様が「オプトアウト」する場合、当社は皆様にいかなる通信も送信しません。オプトイン、オプトアウトのいずれを選択するかは皆様次第です。

マーケティングコミュニケーションズの受領に皆様が同意された場合でも、いつでもその同意を撤回することができます。同様に、皆様は、当社が皆様の個人データをどのように使用するかについて、皆様が以前に表明した設定を変更することができます。皆様の同意を撤回する場合、または当社のメーリングリストやマーケティングリストから削除する場合は、以下の連絡先までお問い合わせください。

クックは、当社の合理的なビジネスニーズを満たすために、適用されるデータ保護法および規制に従って個人データを保持します。ただし、クレーム、訴訟、またはその他の規制上の調査の場合など、個人データがより長い期間必要とされる場合はその限りではありません。
データ保持期間を評価する際、当社は、情報の量、性質および機密性、個人データの不正使用または開示による損害の潜在的リスク、当社が個人データを処理する目的および他の手段によってその目的を達成できるかどうか、ならびに適用される法的要件を考慮します。

当社は、このプライバシーに関する通知をいつでも更新する権利を留保し、実質的な更新が行われた場合には、新しいプライバシーに関する通知を皆様に提供します。また、当社は、皆様の個人データの処理について、随時、他の方法で通知することがあります。

クックのプライバシーおよびセキュリティに関する実践や、皆様の権利の行使に関する情報について、詳しくはPrivacy@CookGroup.comをご参照ください。また、以下の連絡先にメールまたは手紙をお送りいただくこともできます。: